Admin & Financier Assistant – Djibouti

UNDP

Job Type

Full Time

Location

Djibouti

Description :

Agency: UNDP

Title: Admin & Financier Assistant

Practice Area – Job Family: Democratic Governance – JUSTICE

Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 03/06/2020

Duty Station: Djibouti, Djibouti

Education & Work Experience: G-Bachelor’s Level Degree – 3 year(s) experience Languages Required:

Desired:

French

Arabic, English

Grade: SB3

Vacancy Type: Service Contract (SC)

Posting Type: External

Bureau: Arab States

Contract Duration: 1 year

Background

L’Union Européenne (UE), toujours sous la forme de projets, est le premier donateur d’aide au développement présent à Djibouti.

Tous les 7 ans, l’UE définit ensemble avec l’administration djiboutienne un Plan National Indicatif (PIN) qui identifie  les secteurs d’intervention prioritaires. Lors de sa révision à mi-parcours, en 2017, il a été convenu d’inclure le secteur de la justice parmi ses priorités. En conséquence, un document d’action a été élaboré dans ce domaine par l’UE conjointement avec le Ministère de la justice qui couvre évidemment aussi certains aspects liés aux Droits de l’Homme.

Le présent projet s’inscrit et répond à la réalisation des Objectifs de Développement Durable (ODD), en particulier à l’objectif stratégique 16 ainsi qu’à l’objectif stratégique 5, dans une moindre mesure.

De commun accord, mais en l’occurrence tripartite, le PNUD à Djibouti a été choisi comme l’organisation la mieux placée pour mettre en œuvre cet ambitieux projet.

À cet égard, il convient de noter la capacité démontrée du PNUD dans le monde entier à mettre en œuvre les programmes

sur l’état de droit et la justice. De plus, concrètement, le bureau de Djibouti a déjà mis en œuvre avec succès des initiatives compliquées dans ce domaine grâce aux bonnes relations qu’il entretient avec ses partenaires du secteur de la justice et des droits de l’homme, grâce à son positionnement stratégique auprès des institutions nationales pour la réalisation de l’objectif 16 des objectifs du Millénaire pour le développement :

telles sont les raisons qui justifient le choix de ce partenariat.

Le PNUD Djibouti va commencer à mettre en œuvre ce projet sur la justice au premier semestre 2020, en étroite collaboration et grâce à un soutien de l’UE.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision générale du Conseiller Technique principal et directe de l’expert national, l’assistant(e) administratif (ve) et financier (ère), assurera les tâches principales ci-dessous:

Résumé des principales fonctions de :

 Assister le Conseiller Technique principal et l’expert national dans la gestion du projet Appui à la Justice  Partage et gestion des connaissances

 Contribue à la mise en œuvre efficace du projet sur l’atteinte des résultats suivants :

Gestion financière :

 Participer à l’élaboration du budget du Plan de Travail Annuel et des plans opérationnels de fonctionnement  du projet et assurer leur suivi sur le système ATLAS ;

 Faire le suivi budgétaire

 Elaborer les plans annuels d’achat et en faire le suivi ;

 Préparer et suivre les dossiers d’engagement des dépenses et de paiement

 Archiver et classer les dossiers financiers ainsi que les pièces comptables ;

 Assurer la gestion des dossiers financiers du projet ;

 Etablir les états financiers tels que les états des décaissements,

 Faire le suivi des exercices d’audit du projet.

Gestion administrative :

 Préparer et rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes, saisir les rapports et les documents  de travail, assurer la reproduction des documents ; Assurer le traitement quotidien du courrier “Arrivée” et “Départ”, classer et archiver les documents de travail ;

 Assurer la gestion des dossiers administratifs et des dossiers du personnel du projet ;

 Assurer le Secrétariat du comité de pilotage du projet ;

 Elaborer les requêtes de paiement (salaires du personnel du Projet, honoraires et perdiem des consultants et  des experts, règlement des factures des fournisseurs et autre) avec l’aide de l’outil de gestion Atlas

Gestion logistique :

 Gérer et/ou entretenir les fournitures et équipements du projet ; tenir à jour les inventaires du matériel et  gérer les consommables ;

 Faire le suivi des commandes de fournitures et de matériels

 Organiser, selon le chronogramme des activités, des missions à l’intérieur et à l’extérieur du pays en relation avec les services de la sécurité des Nations Unies ;

 Organiser la planification et la tenue des ateliers et des réunions et rédiger les comptes rendus ;

Planifier les rendez-vous, recevoir et filtrer les visiteurs ;

 Gérer et suivre le parc automobile (mouvements des entrées et sorties) et le carburant

 Mettre à jour l’inventaire des biens durables ;

 Exercer tous autres travaux à la demande des superviseurs.

1. Impact des résultats

La contribution de l’assistant/e est décisive pour la mise en œuvre efficace du projet par:

– sa maîtrise dans le suivi des activités planifiées et de la production des rapports, de la préparation et rédaction  des correspondances, l’élaboration de comptes-rendus, l’organisation des réunions, d’ateliers et des missions de terrain,

contribuera au bon déroulement du programme ; – sa diligence concernant la gestion des fournitures, des équipements et du carburant, autant que la préparation des budgets, le suivi des dépenses et l’élaboration des demandes de paiement  assureront la bonne gestion financière du projet.

Competencies

Compétences corporatives :

• Fait preuve d’intégrité en respectant les valeurs et les normes éthiques de l’ONU
• Promeut la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD
• Fait preuve de sensibilité et de faculté d’adaptation aux différences culturelles, de genre, de religion, de race, denationalité et d’âge

Compétences Fonctionnelles

• Démontre sa capacité à planifier et à organiser son travail efficacement, y compris en apportant son soutien à laconception, à la planification et à la mise en œuvre de projets, à la gestion des données et à la production de rapports.
• Met l’accent sur l’impact et les résultats pour les clients et répond positivement aux commentaires.
• Attitude positive et constructive.
• Fait preuve d’indépendance, d’initiative et de capacité à respecter des délais serrés.
• Établit de solides relations avec les clients internes et externes, y compris les partenaires de développement et lesagences des Nations Unies.
• Utilise ses connaissances et son raisonnement pour identifier les forces et les faiblesses de solutions, conclusionset apporte des solutions alternatives aux problèmes.
• Reste calme et de bonne humeur même sous pression.
• Capable de travailler en équipe
• Fait preuve d’ouverture au changement.
• Travaille activement à la poursuite de l’apprentissage et du développement personnel.
• Favorise le partage des connaissances et la culture d’apprentissage au sein du bureau.

Required Skills and Experience Education:

BTS ou équivalent en Gestion/Comptabilité ou domaine connexe Expérience:

Jusqu’à 3 ans d’expérience pertinente au niveau national et avoir travaillé dans la gestion de projets et avoir une expérience pratique dans la gestion et le suivi de projets de développement. Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau et de l’utilisation des systèmes de gestion basé sur le web.

Exigences linguistiques:

Maîtrise du Français et une langue locale. Bonne connaissance de l’Anglais souhaitée.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

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Workforce diversity

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